Obiettivo: esternalizzare il servizio di front office
UN TOURIST POINT INFORMATION PER LA CITTÀ

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TODI – Un nuovo ufficio di informazione e accoglienza turistica, uno dei principali front office del Comune. È quanto è stato inaugurato alla fine del mese di maggio, nuovo negli arredi e nella funzionalità, ma sempre ubicato nella sede storica dei Portici comunali, meglio noti ai tuderti come “Voltoni”. Con l’occasione abbiamo chiesto a Nicoletta Paolucci, nuovo responsabile dei Servizi Turistici, Cultura e Sport, i dettagli di un progetto che ha riguardato il restauro e la ristrutturazione degli ambienti, da un lato, e dall’altro la progettazione e il rinnovo degli arredi, secondo le linee guida fornite dalla Regione dell’Umbria e comuni a tutti i cosiddetti IAT di area vasta.

Qual è la funzione dello Iat (Informazione e accoglienza turistica)? 

«Il servizio di informazione e accoglienza turistica costituisce uno dei cosiddetti servizi fondamentali di front office del Comune, secondo gli standard attribuiti dalla Regione dell’Umbria nell’ambito delle sue funzioni e competenze ed in armonia con lo spirito della normativa regionale per la quale l’attività di informazione e accoglienza turistica costituisce parte integrante del sistema turistico umbro la cui immagine unitaria deve essere promossa, qualificata e tutelata in modo unitario. È la Regione che detta gli standard minimi dei servizi, indirizza, coordina e controlla le attività svolte dalla rete regionale degli uffici turistici.

L’Ufficio di Todi, in particolare, rientra – insieme ad altri 11 – nella tipologia cosiddetta “di area vasta” in quanto offre un servizio a favore di più comuni, nel caso specifico quelli del comprensorio della Media Valle del Tevere.

Le attività di front office che vi si svolgono sono numerose e articolate, e consistono principalmente nel fornire agli utenti informazioni esaurienti rispetto al territorio di competenza e all’intero territorio regionale, concernenti servizi o itinerari turistici, trasporti, pubblici esercizi, strutture congressuali, risorse storico-artistiche e naturalistiche, itinerari turistici, manifestazioni ed eventi, tempo libero, sport, e produzioni tipiche.

Per esempio informa sulle disponibilità dei posti letto rispetto a tutte le tipologie ricettive del territorio di riferimento o dell’intero territorio regionale ed effettua direttamente la prenotazione del pernottamento e di altri servizi turistici quali biglietti, prenotazioni di visite guidate, musei, gite ed escursioni per gli utenti che accedono agli uffici nella forma del “last minute”».

Quali sono le novità del nuovo punto informazione?

«Tutte le attività di cui sopra sono sempre state esercitate e continueranno ad esserlo anche nella sede rinnovata, che già in precedenza era sede dell’Ufficio di informazione e accoglienza turistica nonché prima sede della storica associazione locale denominata Pro Todi, che continua a costituire un fondamentale supporto dell’amministrazione pubblica in attività di promozione non solo turistica ma anche sociale, culturale e sportiva (vedi, in questo numero, anche l’articolo di Valentina Gubbiotti, n.d.r.).

Non si è trattato di scegliere un ambiente nuovo, ma di dar luogo a un progetto per riqualificarlo attraverso un restauro architettonico e un nuovo allestimento. Operazioni, queste ultime, necessarie per dare maggiore visibilità a uno spazio strategico per le politiche turistiche cittadine (in quanto ubicato in un’area di particolare interesse e di facile accessibilità), ma anche per adeguarlo agli standard previsti dalla normativa regionale per gli Iat comprensoriali secondo un “format” finalizzato alla omogeneizzazione delle sedi stesse, in modo da rendere immediatamente riconoscibile al turista – in qualsiasi parte dell’Umbria si trovi – il punto di informazioni turistiche istituzionale. È importante sottolineare che tale operazione è stata possibile grazie ai contributi messi a disposizione dalla Regione medesima».

Chi gestisce e/o gestirà il nuovo Ufficio?

«Attualmente il servizio viene svolto da personale interno del Comune, secondo i seguenti orari: dal lunedì al venerdì, dalle 09:30 alle 13:00 e dalle 15:00 alle 18:00; il sabato dalle 10:00 alle 13:00 e dalle 15:00 alle 18:00 e la domenica dalle 10:00 alle 13:00.

È in corso di espletamento un bando di gara molto articolato per la gestione integrata dei servizi relativi al circuito museale, ai teatri e all’informazione e accoglienza turistica, che prevede l’affidamento anche dei servizi di front office del rinnovato ufficio IAT a un gestore esterno e la possibilità da parte di quest’ultimo di poter ampliare gli orari di apertura per renderli conformi a quanto indicato dalla normativa regionale per gli uffici IAT di area vasta.

Il bando di gara prevede, inoltre, l’aggiudicazione in concessione di due spazi situati sotto i Voltoni dei Palazzi Comunali, nelle immediate vicinanze dell’ufficio turistico, che potranno essere utilizzati non solo per svolgere attività economiche, di esposizione e vendita di prodotti locali, ma anche per esercitare attività legate all’accoglienza e all’informazione turistica e caratterizzanti l’offerta turistica del territorio e di tutta la regione, a integrazione e completamento dei servizi resi presso l’ufficio turistico vero e proprio».

Perché si è deciso di esternalizzare il servizio? E come mai la gara d’appalto non è stata ancora espletata, nonostante l’ufficio sia già stato inaugurato? 

La decisione di esternalizzare il servizio è il frutto di un progetto che è nato successivamente a quello di rinnovare ed adeguare lo spazio dell’ufficio IAT, in modo da integrare e ottimizzare i servizi di informazione e accoglienza turistica, i servizi di gestione degli spazi del circuito museale ed i servizi di gestione dei teatri della città. L’ufficio stesso deve diventare il punto di riferimento principale ed il perno da cui il visitatore potrà partire alla volta della conoscenza dell’offerta culturale complessiva della città.

La gara di appalto che è stata appositamente predisposta è piuttosto complessa ed articolata e ha richiesto, già solo per la sua formulazione, un’attenta partecipazione e un impegno notevoli dal momento che il Comune si è trovato per la prima volta a costruire un capitolato che vede messi insieme servizi che saranno affidati a un unico gestore e che prima, invece, erano affidati a personale interno o assegnati con gare separate, quindi meno complesse ed articolate. Proprio la complessità e la diversa articolazione dei servizi che sono stati richiesti, nonché il valore economico complessivo messo in gara, hanno richiesto tempi piuttosto lunghi per le procedure di pubblicazione. Questa prima fase si è da poco conclusa ed è attualmente al lavoro la commissione che si occupa della valutazione delle offerte pervenute, attività altrettanto impegnativa che richiede ancora maggiore attenzione e responsabilità».

Quanto è importante il turismo a Todi? 

«Con i suoi monumenti che ne raccontano la storia più che millenaria la città costituisce un potente attrattore per visitatori italiani e stranieri. I dati sui flussi turistici degli ultimi anni hanno sempre registrato progressivi e significativi incrementi percentuali di arrivi e presenze, a dimostrazione che numerosi sono gli italiani, ma altrettanti e forse più gli stranieri provenienti da molti Paesi europei, ma anche da America e Giappone, che scelgono di passare una piacevole giornata a visitare le bellezze della città oppure scelgono di fermarsi più a lungo presso le tante e diversificate strutture ricettive a loro disposizione per una vacanza rilassante, all’insegna di un vivere lento e gradevole. La prima metà del 2016 ha visto aumentare, infatti, sia le percentuali delle presenze (del +23,5%) e degli arrivi (del +10,3%) rispetto all’anno precedente: le presenze sono passate complessivamente da 26.847 a 33.178 mentre gli arrivi da 17.967 a 19.814. Lo slogan che ha reso famosa Todi qualche anno fa e che l’ha identificata e proposta a tutto il mondo come un modello di vivibilità sostenibile continua, dunque, ad essere attuale e, pur con gli inevitabili cambiamenti epocali, ancora spendibile grazie all’equilibrio e alla proporzione tra città e paesaggio, alla sua posizione al centro della regione, alle eccellenze alimentari e vitivinicole che costituiscono un importante settore delle attività imprenditoriali del luogo e alle tante attività artigianali che ancora vi si esercitano».

Quali sono le manifestazioni e i progetti che il nuovo Ufficio contribuirà a promuovere?

«Per l’immediato futuro quelle che si svolgeranno nel periodo primaverile ed estivo, tradizionalmente periodo di maggiore flusso turistico, organizzate direttamente dall’amministrazione comunale o in collaborazione con associazioni locali e nazionali e con operatori turistici del territorio, a partire da Todi Fiorita, che si è svolta proprio in questi giorni, per proseguire con il Torneo Comunale di calcio a cinque che si svolgerà in Pazza del Popolo dall’08 al 10 giugno, per poi proseguire con la Festa Europea della Musica, il Torneo Internazionale di Tennis ed il Todi Festival. Continua fino alla fine di giugno, ma si conta di farla proseguire anche per il resto dell’estate, la mostra “Mirabilia Tudertina. I tesori dell’Archivio Storico, della Biblioteca Comunale e degli Archivi Ecclesiastici” in svolgimento presso il Museo Civico, che racconta attraverso documenti e codici manoscritti oltre sette secoli di storia tuderte» (su cui vedi, sul numero precedente, anche l’articolo di Pietro Benedetti).

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